Sorties à inscription obligatoire : on s’inscrit en ligne dès la sortie montagne du mardi 27 octobre

Bonjour {{prenom}},

À partir de la sortie montagne du mardi 27 octobre, l’inscription aux sorties marquées « Inscription obligatoire » (sorties à places limitées) se fera en ligne à partir du mail d’invitation.

Pour toutes les autres sorties, rien ne change : venez comme d’habitude. Une petite nouveauté, facultative, vous permet simplement d’annoncer votre venue en un geste (voir plus bas).

Le système a été testé ces dernières semaines. Il est simple, il vous dit tout de suite si vous avez une place, et il permet de libérer la vôtre en un geste si vous ne pouvez plus venir.

Sorties à inscription obligatoire : ce qui change

Vous vous inscrivez depuis le mail d’invitation. Vous recevez toujours un mail d’invitation quand les inscriptions s’ouvrent, mais il contient désormais un bouton vert S’inscrire.
Ne répondez plus au mail : votre réponse ne serait pas prise en compte.

Pour vous inscrire :

Touchez le bouton S’inscrire du mail d’invitation (ou ouvrez la sortie dans le Planning du site, menu Espace Adhérent).
Connectez-vous si le site vous le demande, avec votre adresse mail et votre mot de passe habituels.
Dans le cadre Inscriptions de la fiche, cochez la ou les personnes à inscrire (en couple, vous pouvez inscrire les deux), et la case restaurant s’il y en a une.
Touchez S’inscrire. Le site affiche aussitôt que vous êtes inscrit et vous recevez un mail de confirmation.

Premier arrivé, premier servi. Les places sont attribuées dans l’ordre des inscriptions. Quand la sortie est complète, vous pouvez vous inscrire sur la liste d’attente.

Pour la sortie montagne du mardi 27 octobre :

samedi 24 octobre à 14 h : ouverture des inscriptions et mail d’invitation ;
jusqu’au lundi 26 octobre à 18 h : inscription, annulation en ligne ;
lundi 26 octobre à 18 h : chaque inscrit reçoit un mail de confirmation et de rappel ;
après cette heure, on peut encore s’inscrire en ligne s’il reste des places, mais pour annuler, il faut téléphoner à un animateur.

Ce sera le même rythme pour les sorties suivantes : ouverture trois jours avant à 14 h, modifications en ligne jusqu’à la veille 18 h.

Les autres sorties : « Je viendrai », sans engagement

Pour les sorties sans inscription obligatoire, la fiche de la sortie propose désormais un bouton Je viendrai. Il vous permet d’annoncer que vous comptez venir.

C’est facultatif et sans engagement : aucun mail, aucune obligation. Un empêchement ? Touchez Je ne viendrai pas, ou ne faites rien. Et bien sûr, vous pouvez toujours venir sans l’avoir signalé : l’animateur vous enregistrera simplement au moment du départ.
Pourquoi le faire ? Les animateurs savent à peu près combien vous serez et peuvent mieux s’organiser (surtout préparer assez de café pour tous😉). Et au départ, votre nom est déjà sur leur liste : le pointage va plus vite, et on part plus tôt !
Comment ? Ouvrez la sortie dans le Planning, cochez votre nom dans le cadre Inscriptions, puis touchez Je viendrai. C’est possible jusqu’au départ.

Ce qui ne change pas

Les sorties sont toujours programmées par les animateurs et affichées dans le Planning du site.
Le rendez-vous, le covoiturage et sa participation, le pique-nique : rien ne change.
Les animateurs restent vos interlocuteurs : leur téléphone figure sur la fiche de chaque sortie.
Pas à l’aise avec le site ? Appelez un animateur : il peut vous inscrire lui-même, au même titre qu’une inscription en ligne.

Annuler, liste d’attente : comment ça marche

Vous ne pouvez plus venir ? Annulez au plus tôt : votre place servira à quelqu’un d’autre sur liste d’attente. Ouvrez la fiche de la sortie et touchez Annuler l’inscription, ou utilisez le bouton du mail. Après la veille 18 h, téléphonez à un animateur.

Vous êtes sur la liste d’attente ? Si une place se libère, elle vous est proposée par mail. Vous avez alors 3 heures pour répondre en touchant Je prends la place ou Je ne peux pas venir (la nuit, de 22 h à 8 h, ne compte pas). Sans réponse, la place passe à la personne suivante : surveillez vos mails !

Resté sur la liste d’attente d’une rando ? Vous serez prioritaire sur la rando suivante : une place vous est réservée et un mail vous demandera de la confirmer.

Les mails que vous recevrez : l’invitation, puis la veille à 18 h un mail de confirmation et de rappel, et le cas échéant une place proposée ou l’annulation de la sortie. Leurs boutons fonctionnent sans avoir à se connecter. Les mails arrivent de l’adresse @randosoustons.fr : s’ils n’arrivent pas, regardez dans le dossier Indésirables (Spam).

Retrouver vos inscriptions : menu Espace Adhérent → Mes inscriptions.

Besoin d’aide ?

Tout est expliqué pas à pas dans le Guide de l’adhérent du site (randosoustons.fr/guide-adherent), rubrique « Les sorties du club ». Un conseil : connectez-vous dès maintenant pour vérifier que votre mot de passe fonctionne, en cochant « Se souvenir de moi » ; samedi, vous n’aurez plus qu’à toucher le bouton S’inscrire.

Mot de passe oublié, question, difficulté ? Répondez à ce mail ou appelez un animateur. C’est une nouveauté pour tout le monde : n’hésitez pas à nous faire part de vos remarques.

À très bientôt sur les sentiers !

Pour le bureau de Rando Soustons,
Philippe