Sorties à inscription obligatoire en ligne : ce qui change pour les animateurs

Bonjour {{prenom}},

Comme annoncé aux adhérents, l’inscription aux sorties marquées « Inscription obligatoire » passe en ligne à partir de la sortie montagne du mardi 27 octobre. Les autres sorties ne changent pas, avec un petit plus facultatif, « Je viendrai », présenté plus bas.

Jusqu’ici, tout reposait sur une seule personne du bureau, Michèle ou Chantal. Chaque semaine, elle envoyait l’invitation le samedi, recueillait les réponses, tenait la liste, prenait les appels, confirmait à chacun le lundi matin et t’envoyait la liste d’émargement le lundi soir. Un travail considérable, dont nous les remercions chaleureusement.

Désormais, le site prend en charge l’essentiel de ce travail. Et pour le reste, c’est toi qui as la main sur ta sortie : tu vois en direct qui vient, tu peux inscrire ou désinscrire toi-même un adhérent qui t’appelle, et le jour « J » tu pointes les présents sur ton téléphone. Plus d’intermédiaire ni de liste qui arrive la veille au soir : l’information est à jour, à tout moment, entre les mains de ceux qui encadrent la sortie.

Voici qui fait quoi désormais, puis les deux nouveaux outils, et enfin ce qui vaut pour les autres sorties. Rassures-toi : c’est simple, et nous serons là pour les premières sorties.

Sorties à inscription obligatoire : qui fait quoi désormais

Tâche	Jusqu’ici	Désormais
Invitation le samedi à 14 h	Michèle, par mail	Le site, automatiquement
Réponses et liste des inscrits	Michèle, à la main	Les adhérents s’inscrivent et annullent en ligne ; tu vois la liste en direct
Appels et cas particuliers	Michèle	Toi, pour ta sortie : quelques secondes sur l’écran de suivi des inscriptions
Confirmation à chaque inscrit	Michèle, lundi dans la journée	Le site, lundi 18 h
Liste d’émargement	Michèle par mail le lundi soir	Sur ton téléphone, à jour jusqu’au départ
Liste d’attente, place libérée	Michèle, par téléphone et mise à jour de la liste	Le site la propose par mail jusqu’à la veille 18 h ; ensuite, toi par téléphone
Sortie annulée : prévenir les inscrits	Michèle par mail	Le site, par mail, avec la raison

Ce qui ne change pas : tu restes le contact des adhérents (ton téléphone est sur la fiche et dans les mails), et le rendez-vous, le covoiturage et la conduite de la sortie restent entre tes mains. Les adhérents peu à l’aise avec le site pourront toujours t’appeler : en quelques secondes, tu les inscris.

Tu ne recois pas de liste par mail : l’écran de suivi te donne la liste à jour quand tu le souhaites, y compris au moment du départ.

1. Avant la sortie : suivre tes inscrits

Le calendrier tourne tout seul. Pour une sortie le mardi : invitation à tous les adhérents le samedi à 14 h, inscriptions et annulations en ligne jusqu’au lundi 18 h, puis un mail de confirmation et de rappel à chaque inscrit. Tu n’as rien à envoyer.

Les places des animateurs sont réservées. Le nombre de places de la sortie comprend les animateurs : leurs deux places sont déduites d’office, tu n’as pas à t’inscrire.

Voir qui vient : connectes-toi, ouvres la sortie dans le Planning, puis touches 📋 Suivi des inscriptions (animateurs). Tu y trouves :

les inscrits avec leur téléphone (touches le numéro pour appeler) ;
la liste d’attente, dans l’ordre ;
les places libres, les annulations et l’historique de tout ce qui s’est passé.

Plus besoin de tenir une liste à la main : l’écran est toujours à jour.

Un adhérent t’appelle :

pour l’inscrire : dans « Inscrire un adhérent », tapes quelques lettres de son nom, choisis-le, touches Inscrire. Si c’est complet, il va sur la liste d’attente.
pour l’annuler (obligatoire par téléphone après la veille 18 h) : touches Annuler sur sa ligne et indiques la raison si tu la connais.
Une place se libère après la veille 18 h ? Le site ne propose plus rien automatiquement : appelles les personnes en attente dans l’ordre et touches Inscrire pour celle qui accepte.

2. Le jour J : l’émargement sur téléphone

Au parking, au lieu de cocher une feuille, tu pointes les présents sur ton téléphone. Ouvres la sortie et touches ✅ Émargement (le bouton apparaît le jour de la sortie).

Chaque inscrit apparaît avec sa photo : un tap le marque présent ; un nouveau tap annule.
Les chauffeurs : appui long sur la personne (ou l’icône 🚗), puis le nombre de personnes à bord, chauffeur compris.
Quelqu’un de la liste d’attente est venu ? Un tap l’ajoute. Un adhérent non inscrit ? + Ajouter une personne.
Pour finir, Terminer l’émargement ; tu peux ensuite noter les péages et un commentaire.

Tout est enregistré à chaque geste : pas de risque de perdre la saisie. Le bandeau du haut compte les présents, les voitures et les places à bord, et te signale un écart.

Conseil : ajoutes le site à l’écran d’accueil de ton téléphone et connectes-toi avant le jour J, en cochant « Se souvenir de moi ».

3. Les autres sorties : « Je viendrai »

Pour les sorties sans inscription obligatoire, rien ne change : les adhérents viennent librement. Mais ils peuvent désormais toucher Je viendrai sur la fiche pour annoncer leur venue, sans engagement et sans aucun mail.

C’est tout bénéfice pour toi :

tu anticipes : l’écran de suivi te donne une idée du nombre de participants et donc de la quantité de café à préparer ;
l’émargement va plus vite : ceux qui ont touché « Je viendrai » sont déjà dans ta liste « À pointer », un tap suffit. Une personne non enregistrée peut bien sûr toujours venir : tu l’enregistres au départ avec + Ajouter une personne.
et si une personne a dit « je viendrais » mais n’est pas présente au moment du départ, cela n’a aucun impact

N’hésites pas à en parler autour de toi pendant les sorties : plus il y aura de « Je viendrai », plus le départ sera rapide.

Je suis là pour t’aider

Les premières sorties serviront de rodage : il est normal de chercher un peu. Si quelque chose te bloque ou te semble mal pensé, applles-moi, réponds à ce mail ou écris le sur le groupe WhatsApp des animateurs, même pour un détail. Tes retours serviront à améliorer le site.

Si tu le souhaites, je peux aussi prendre dix minutes avec toi, téléphone en main, avant ou après une sortie, pour faire le tour de l’écran de suivi et de l’émargement.

Merci pour ta participation active et tout ce que tu fais pour le club !

Philippe